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Reasonable Accommodation

In British Columbia (Public Service Employee Relations Commission) v. BCGSEU (1999) (more commonly referred to as Meiorin), the Supreme Court of Canada moved towards a unified approach in the second justification stage of a human rights complaint analysis. The third step of this analysis requires the following:

That the standard is reasonably necessary to the accomplishment of a legitimate work-related purpose. To show that the standard is reasonably necessary, it must be demonstrated that it is impossible to accommodate individual employees sharing the characteristics of the claimant without imposing an undue hardship upon the employer.

Employers may need to take into the account the needs of employees with physical and mental disabilities, older workers, employees with religious needs, pregnant women, and employees with caregiving responsibilities. These scenarios are all protected by human rights legislation, and these employees may require reasonable accommodation in the workplace, up until the point of imposing an undue hardship on an employer.

Undue Hardship

The concept of “undue hardship” is more simply restated in Moore v. British Columbia (Education), 2012 as being satisfied only if the employer “could not have done anything else reasonable or practical to avoid the negative impact.” In practice, this means that the employer must accommodate the employee in a way that, while not causing the employer undue hardship, will ensure that the employee can work.

Reasonable accommodation is exactly that, reasonable. An employer will not be required to; create unnecessary jobs, tolerate an accommodated employee who continues to exhibit substandard work performance, hire an employee unqualified for a position or accommodate persistent absences unrelated to a disability or other prohibited grounds.

The goal of reasonable accommodation is to ensure that an employee who is able to work can do so and ensures that those who are fit to work are not unfairly excluded where working conditions can be adjusted without undue hardship. In order to satisfy reasonable accommodation requirements, employers may be required to treat some employees differently in order to ensure substantive equality. The Supreme Court of Canada has expressed that “due sensitivity to these differences is the key to achieving substantive equality for persons with disabilities.”

Diane Pothier describes a poignant but simple example of reasonable accommodation in her article “Tackling Disability Discrimination at Work: Toward a Systemic Approach,” stating;

Take for example an employment rule that says the job must be performed while standing. The rule is challenged by someone using a wheelchair.

If there is nothing that would prevent an employee to complete this job from a seated position, an employer would not be able to justify this rule as being “reasonably necessary” for the fulfillment of the job. Therefore, it would not constitute “undue hardship” by permitting an employee to complete their work duties from a seated position. This example is simplified, but it helps to illustrate some of the basic concepts at play.

A Dynamic and Flexible Approach

In order to determine reasonable alternatives, employers have been encouraged by Meiorin to engage in an individualized analysis of the employee in question taking into account their individual differences and capabilities. Previously in Nova Scotia (Workers Compensation Board) v. Martin (2003), the Supreme Court of Canada held that “no single accommodation or adaptation can serve the needs of all.”

The duty to accommodate implies that the employer must be flexible in applying its standard if such flexibility enables the employee in question to work and does not cause the employer undue hardship. Appropriate accommodation respects the dignity of the individual, encapsulating autonomy, comfort, and confidentiality, responds to a person’s individualized needs and allows for integration and full participation.

Employers, courts, and tribunals should be innovative yet practical when considering how an employees’ skills, capabilities, and potential contributions can be respected while still accomplishing an employers’ legitimate work-related purpose.

Performing the Reasonable Accommodation Analysis

1.) Whether the accommodation provider investigated alternative approaches that do not have a discriminatory effect;

2.) Reasons why viable alternatives were not put in place;

3.) Ability to have different standards that reflect group or individual differences and capabilities;

4.) Whether the accommodation provider can meet their legitimate objectives in a less discriminatory way;

5.) Whether the standard is properly designed to make sure the desired qualification is met without placing an undue burden on the people it applies to;

6.) Whether other parties who are obliged to assist in the search for accommodation have fulfilled their roles.

Among the relevant factors for assessing reasonable accommodation are the financial cost of the possible method of accommodation, the relative interchangeability of the workforce and facilities, and the prospect of substantial interference with the rights of other employees.

The Duties of Employees

Appropriate employee oriented accommodation may change over time as an individual’s health needs change. Employees have a duty to request an accommodation, make their needs known to their employer, answer questions and explain their limitations, take part in discussions regarding potential accommodation solutions, co-operate with experts whose assistance is required and work with an employer on an ongoing basis to manage the accommodation process.

The Duties of Employers

Employers have other duties to recognize the need for accommodation, gather relevant information and assess needs to become informed, implement their decision and follow up. Employers should accept accommodation requests in good faith, take an active role in investigating alternative approaches and possible accommodation solutions, maintain records and ensure confidentiality is respected during this process, grant accommodation requests in a timely manner when appropriate and explain where accommodation requests would be inappropriate.

Forms of Accommodation

The Ontario Human Rights Commission provides some helpful examples of accommodation on an organizational scale and on an individual level.

Accommodations may include modifying an organization’s; buildings and facilities, policies and processes, performance goals, conditions and requirements, decision-making practices, work, housing or service culture and methods of communication.

Employees may be accommodated through; modifying job duties, making changes to the building, referring someone to an employee assistance program, providing alternative supervision arrangements, providing alternative ways of communicating with the employee, allowing for more training, or training that is delivered in a different way, modifying break policies allowing short-term and long-term disability leave, allowing a flexible work schedule, job bundling and alternative work.

We hope this has been helpful to understand the common law duty to provide reasonable accommodation to individuals. While there is no one size fits all approach to accommodation we are optimistic that the information laid out in this document will be a valuable starting point for both interested employees and employers.

Accommodements raisonnables

Accommodements raisonnables

À l’occasion de l’arrêt Colombie-Britannique (Commission des relations de travail dans la fonction publique) c. BCGSEU, [1999], (plus communément appelée Meiorin), la Cour suprême du Canada a opté pour une approche unifiée à la deuxième étape de la justification de l’analyse d’une plainte en matière de droits de la personne. La troisième étape de cette analyse nécessite les éléments suivants :

Que la norme soit raisonnablement nécessaire à la réalisation d’un objectif légitime lié au travail. Pour démontrer que la norme est raisonnablement nécessaire, il faut démontrer qu’il est impossible d’accommoder des employés partageant les caractéristiques du demandeur sans imposer une contrainte excessive à l’employeur.

Les employeurs devront peut-être prendre en compte les besoins des employés handicapés physiques et mentaux, des travailleurs âgés, des employés ayant des besoins religieux, des femmes enceintes et des employés ayant des responsabilités d’aidants. Ces scénarios sont tous protégés par la législation sur les droits de la personne, et ces employés peuvent nécessiter des aménagements raisonnables sur le lieu de travail, jusqu’au point d’imposer une contrainte excessive à un employeur.

Difficulté excessive

Dans Moore c. Colombie-Britannique (Éducation), 2012, le concept de « contrainte excessive » est plus simplement réaffirmé comme étant satisfait que si l’employeur « n’aurait pas pu faire autre chose de raisonnable ou de pratique pour éviter les conséquences négatives ». Cela signifie que l’employeur doit accommoder l’employé d’une manière qui, sans causer de préjudice injustifié à l’employeur, garantisse que l’employé peut travailler.

L’accommodement raisonnable est exactement cela, raisonnable. Un employeur ne sera pas tenu de : créer des emplois inutiles, tolérer un employé accommodé qui continue d’afficher un rendement inférieur aux normes, embaucher un employé non qualifié pour un poste ou accommoder des absences persistantes sans rapport avec une invalidité ou d’autres motifs illicites.

Le but des aménagements raisonnables est de faire en sorte qu’un employé capable de travailler puisse le faire et que ceux qui sont aptes au travail ne soient pas exclus injustement lorsque les conditions de travail peuvent être ajustées sans contrainte excessive. Afin de satisfaire aux exigences en matière d’accommodement raisonnable, les employeurs peuvent être tenus de traiter certains employés différemment afin de garantir une égalité réelle. La Cour suprême du Canada a déclaré qu’ «une sensibilité appropriée à ces différences est la clé pour parvenir à une véritable égalité pour les personnes handicapées ».

Diane Pothier décrit un exemple poignant mais simple d’accommodement raisonnable dans son article « Tackling Disability Discrimination at Work: Toward a Systemic Approach » :

Prenons, par exemple, une règle d’emploi stipulant que le travail doit être effectué debout. Une personne en fauteuil roulant conteste la règle.

S’il n’y a rien qui empêcherait un employé d’effectuer son travail depuis un poste assis, un employeur ne pourrait pas justifier cette règle comme étant « raisonnablement nécessaire » pour l’accomplissement de l’emploi. Par conséquent, cela ne constituerait pas une « contrainte excessive » de permettre à un employé d’effectuer ses tâches de travail depuis une position assise. Cet exemple est simplifié, mais il aide à illustrer certains des concepts de base en jeu.

Une approche dynamique et flexible

Afin de déterminer des alternativesraisonnables, Meiorin a encouragé les employeurs à procéder à une analyse individualisée de l’employé en question, en tenant compte de ses différences et de ses capacités. Dans l’arrêt Nouvelle-Écosse (Commission des accidents du travail) c. Martin (2003), la Cour suprême du Canada a déjà déclaré qu’ « aucun accommodement ou adaptation ne peut répondre aux besoins de tous ».

L’obligation d’accommodement implique que l’employeur doit faire preuve de souplesse dans l’application de sa norme si cette flexibilité permet à l’employé en question de travailler et ne lui cause pas de préjudice injustifié. Les accommodements appropriés respectent la dignité de la personne, englobant autonomie, confort et confidentialité, et répond aux besoins individualisés de la personne et permettent son intégration et sa pleine participation.

Les employeurs, les cours et les tribunaux doivent faire preuve de créativité et de prouesse pour déterminer comment les compétences, les capacités et les contributions potentielles des employés peuvent être respectées tout en poursuivant le but légitime d’un employeur en matière de travail.

Effectuer l’analyse des accommodements raisonnables

1) Le fournisseur d’accommodements a-t-il envisagé d’autres méthodes qui n’ont pas d’effet discriminatoire ? ;

2) Raisons pour lesquelles des alternatives viables n’ont pas été mises en place ;

3) Capacité à avoir différentes normes reflétant les différences et les capacités de groupe ou individuelles ;

4) Le fournisseur d’accommodements peut-il atteindre ses objectifs légitimes d’une manière moins discriminatoire ? ;

5) Si la norme est correctement conçue pour s’assurer que la qualification souhaitée est remplie sans imposer un fardeau excessif aux personnes auxquelles elle s’applique ;

6) Si d’autres parties qui sont obligées d’aider à la recherche d’un accommodement ont rempli leur rôle.

Parmi les facteurs pertinents pour évaluer un accommodement raisonnable sont : le coût financier de la méthode d’accommodement envisageable, l’interchangeabilité relative entre la main-d’œuvre et les installations, ainsi que la possibilité d’une ingérence substantielle dans les droits des autres employés.

Les devoirs des employés

Un accommodement adapté aux besoins des employés peut évoluer avec le temps, au fur et à mesure que les besoins de santé d’une personne évoluent. Les employés ont le devoir de demander une adaptation, de faire connaître leurs besoins à leur employeur, de répondre aux questions et d’expliquer leurs limites, de prendre part aux discussions sur les solutions d’adaptation possibles, de coopérer avec des experts dont l’assistance est requise et de travailler avec un employeur de manière continue afin de gérer au mieux  le processus d’adaptation.

Les devoirs des employeurs

Les employeurs ont également le devoir de reconnaître le besoin d’accommodement, de rassembler les informations pertinentes et d’évaluer les besoins en matière d’information, d’application, de décision et de suivi. Les employeurs doivent accepter les demandes d’accommodements de bonne foi, participer activement à la recherche d’alternatives et de solutions possibles en matière d’accommodement, tenir des dossiers et faire en sorte que la confidentialité soit respectée au cours de ce processus, accorder rapidement les demandes d’accommodements et expliquer en quoi les demandes d’accommodement refusées sont inappropriées.

Formes d’accommodements

La Commission ontarienne des droits de la personne fournit des exemples utiles d’accommodements à l’échelle organisationnelle et individuelle.

Les adaptations peuvent inclure la modification des points suivants d’une organisation : bâtiments et installations, politiques et processus, objectifs de performance, conditions et exigences, pratiques décisionnelles, culture de travail, de logement ou de service et méthodes de communication.

Les employés peuvent être accommodés par : la modification des tâches, la modification de l’immeuble, le renvoi d’une personne à un programme d’aide aux employés, la mise en place des mécanismes de supervision alternatifs, le fournissement des moyens alternatifs de communiquer avec l’employé, plus de formation ou une formation dispensée d’une manière différente, la modification des politiques de pause permettant des congés d’invalidité de courte et longue durée, ainsi que des horaires de travail flexibles, des emplois en groupe et des emplois alternatifs.

Nous espérons que cela a été utile pour comprendre l’obligation de common law de fournir des accommodements raisonnables aux particuliers. Bien qu’il n’existe pas d’approche unique en matière d’accommodements, nous sommes optimistes sur le fait que les informations contenues dans ce document constitueront un précieux point de départ pour les employés et les employeurs intéressés.